Stempel ermöglichen in DocuWare nicht nur die Freigabe und Kommentierung von Dokumenten, sondern auch das gezielte Ändern oder Ergänzen von Indexeinträgen – ohne den ursprünglichen Dokumentinhalt zu verändern. Alle Stempel werden auf einer separaten Anmerkungsebene gespeichert und bleiben dadurch jederzeit nachvollziehbar. Der eigentliche Dokumentinhalt wird dadurch nicht verändert.

Besonders praktisch ist der Einsatz von Signaturstempeln: Dokumente wie Rechnungen oder interne Arbeitsanweisungen lassen sich entweder mit einem Textstempel inklusive Benutzername oder mit einem Bildstempel der eigenen Unterschrift freigeben. Damit wird der Freigabeprozess vereinfacht und beschleunigt.

Darüber hinaus können Stempel genutzt werden, um Indexwerte wie Kostenstellen direkt am Dokument zu setzen oder zu ändern. Diese Informationen sind nicht nur sichtbar im Viewer, sondern stehen gleichzeitig für die automatische Weiterverarbeitung, etwa in der Buchhaltung, zur Verfügung. Durch die Anbindung an feste Auswahllisten lassen sich Tippfehler vermeiden und Workflows zusätzlich absichern.

Die Einrichtung der Stempel erfolgt komfortabel über die DocuWare-Konfiguration. Vorlagen auswählen, Design und Text anpassen, Einsatzbereiche definieren und anschließend testen. Für eine bessere Übersicht können Stempel bei Bedarf ein- oder ausgeblendet werden, sodass sich Dokumente auch jederzeit ohne Anmerkungen anzeigen lassen.